Mes 10 étapes pour réorganiser mon espace Notion
et retrouver ma productivité !
Je pense que peu de personnes me contrediront : avec le temps, notre espace Notion devient souvent un joyeux bordel rempli de pages, de bases de données et d’infos obsolètes.
Alors qu’un espace Notion bien organisé (et rangé !), c’est un peu comme un bureau physique : non seulement on retrouve tout en un clin d’oeil, mais ça procure aussi une sensation incroyable de clarté mentale 🤓
Parcourons ensemble mon process en 10 étapes pour faire un grand ménage et réorganiser son espace Notion — en pratique, il faut compter environ 2 heures de ton temps pour le suivre (durée qui peut varier en fonction de la quantité de données à gérer, évidemment 🤪).
Si tu n’as pas envie de te prendre la tête avec ton espace Notion et que tu préfères adopter un espace Notion tout-en-un pensé pour les entrepreneurs, alors jette un oeil à notre Business Friend 🌈
1 — Liste tous tes besoins actuels
On va commencer par un p’tit brainstorming pour définir ton espace Notion idéal.
✍🏻 Comment le décrirais-tu ? Beau, pratique, ergonomique, automatisé, minimaliste, rapide ?
Précise chaque qualité :
💬 “Je veux un espace avec des couleurs douces et des icônes qui reflètent mon identité”
💬 “J’ai besoin de retrouver n’importe quelle info en 2 clics maximum”
💬 “Je préfère un espace minimaliste avec seulement 3-4 tableaux de bord essentiels”.
Bien sûr, n’hésite pas à t’inspirer de modèles existants pour nourrir ta réflexion. Il te suffit de taper “notion workspace” sur Pinterest et tu devrais avoir un shoot d’inspiration immédiat !
Chez moi, Notion ressemble à ça :
2 — Créé un mini cahier des charges
À partir de ta liste d’envies et de besoins, élabore un cahier des charges avec les critères essentiels pour ton rangement et/ou ta restructuration :
la structure et la hiérarchie de tes informations — plus ta structure est proche de ta manière de réfléchir, plus il te sera intuitif d’utiliser ton espace Notion au quotidien.
les thèmes de tes tableaux de bord principaux — quels sont les thèmes essentiels dans ton business ? (tes clients ? ta prod’ de contenus ? ta gestion de projets ?)
les sous-pages nécessaires — plus tu videras ton cerveau ici, plus il te sera facile de construire ton espace ensuite !
les critères pour déterminer si un élément reste pertinent — généralement, lorsque je me rends compte que je n’ai pas visité ou modifié une page depuis +90 jours c’est qu’elle ne me sert à rien 🤓
Tu peux faire ça sur papier, sur ta tablette ou sur un outil comme moi :
3 — Archive ce qui ne te sert plus
Chez moi la règle est simple : je ne supprime rien de mon espace. Je préfère archiver les pages et les bases de données (sait-on jamais !). Pour ça, j’ai créé une page “Archives” dans ma barre latérale et dedans, je glisse :
les bases de données et/ou les pages que je n’utilise plus
les pages de projets terminés ou abandonnés
les ressources déjà exploitées ou obsolètes.
Si avant je prenais le temps de ranger mes archives un minimum, ce n’est clairement plus le cas aujourd’hui 😆 — si j’ai besoin de retrouver une info, la fonction de recherche ira très bien !
4 — Nettoie ta barre latérale
En parlant de barre latérale… 😏 il y a de grande chances pour que la tienne soit un bordel sans nom (encore plus avant un grand ménage de printemps !).
Si la mienne est toujours clean (comme tu peux le voir sur mon GIF ci-dessus) c’est parce qu’elle est pensée comme une commode avec des tiroirs thématiques.
Créé des espaces thématiques clairs — chez moi c’est Quotidien, Gestion, Marketing, Ventes et Customer Care. Mais tu fais bien ce que tu veux chez toi !
Range chaque page et chaque base de données dans l’espace correspondant/le plus pertinent — par exemple, chez moi, les contenus sont dans le tableau de bord “Visibilité”, lui-même rangé dans “Marketing”.
L’objectif, tu l’auras compris, c’est d’avoir une barre latérale épurée, avec un nombre limité de pages visibles à l’ouverture de Notion pour éviter t’exploser ton crâne visuellement 🤓
5 — Épure le contenu de tes pages
À ce stade, on a deux teams : celles & ceux qui font le ménage en surface (pas de jugement il m’arrive de le faire aussi !), et ceux qui le font en profondeur. Pour la team “je fais le ménage à fond” la suite est clairement pour toi !
Pour chaque page, je te propose de supprimer les éléments inutiles :
les blocs qui ne fonctionnent plus correctement
les paragraphes qui n’apportent pas d’information essentielle
les images superflues
Pour faire ces choix, fie-toi à ton cahier des charges de l’étape 2.
Par exemple, si tu tombes sur une page que tu n’as pas consultée depuis un très long moment, parcours en diagonale le contenu : peut-être n’est-il pas rangé au bon endroit (hop, on déplace) ou peut-être n’est-il tout simplement plus utile (hop, on archive).
6 — Optimise tes bases de données
Ici aussi, on va en profondeur dans les bases de données en se posant les bonnes questions pour chacune d’entre elles :
est-elle trop remplie ou trop vide ?
est-ce que je l’alimente régulièrement ?
est-elle intuitive à utiliser ?
Décide ensuite quelles bases de données conserver telles quelles, lesquelles fusionner, et s’il faut en créer de nouvelles pour décharger celles qui sont trop remplies ou plus optimales en l’état 🫠
7 — Affine les propriétés des bases de données
Sur Notion, les propriétés des bases de données sont précieuses. Elles nous permettent d’ajouter des informations à nos entrées de bases de données, mais aussi de filtrer le contenu et de l’afficher d’une manière qui nous convient.
transforme en propriété les informations importantes et pertinentes
ajoute les propriétés manquantes pour mieux filtrer ton contenu en fonction de tes besoins
supprime les propriétés redondantes ou inutilisées
renomme les propriété peu claires
crée des relations entre les bases de données quand c’est pertinent.
8 — Choisis le bon format d’affichage
Le format d’affichage de tes bases de données peut vraiment donner une vibe à un espace Notion. Ce qui est cool, c’est que tu as l’embarras du choix pour présenter tes données : galerie, tableur, calendrier, liste, timeline, kanban…
N’hésite donc pas à remettre en question tes choix passés pour mettre à jour la manière dont tu affiches les données de tes BDD pour les rendre plus… sexy ?! 😋
N’oublie pas que tu peux également configurer plusieurs vues différentes pour une même base de données et basculer entre elles selon tes besoins !
9 — Améliore l’aspect visuel
Chez moi, c’est un non-négociable : je ne peux pas travailler sur un outil qui n’est pas attrayant. Alors forcément, je t’invite à faire de même :
utilise des images de couverture harmonieuses — tu peux d’ailleurs les faire toi-même sur Canva ! Le format idéal est 1500*350px.
définis une palette de couleurs cohérente — tu peux, là aussi, jeter un oeil sur Pinterest et choper les codes hexadécimaux qui te plaisent, par exemple celle-ci.
ajoute des séparateurs pour aérer tes pages — la base finalement.
organise certains contenus en colonnes — pour rythmer des pages un peu denses, c’est toujours une bonne idée.
utilise les callouts pour mettre en valeur les informations importantes — et attribue-leur une couleur pour ajouter un peu de pep’s !
10 — Maintiens ton espace organisé
Évidemment, le but serait d’espace au maximum ces sessions de nettoyage 🫠 pour ça, je peux te glisser quelques conseils :
archive immédiatement les pages que tu n’utilises plus ou que tu sais que tu ne vas plus utiliser dans les prochaines semaines/mois — il ne sert à rien de les avoir sous les yeux, mis à part polluer ton espace et sa visibilité.
range tout de suite les nouvelles pages que tu crées (ou les templates que tu importes) dans la partie la plus appropriée/cohérente de ton espace Notion.
planifie un nettoyage régulier — trimestriel ou annuel, c’est une mission qui peut être longue donc autant la prévoir en avance !
Bref, un espace Notion évolue en même temps que toi en s’adaptant à tes besoins du moment. Sa flexibilité est un atout précieux pour les entrepreneurs que nous sommes !
J’espère que ces 10 étapes t’aideront à (re)construire un espace de travail qui te boostera (toi et ta productivité !) et que tu auras plaisir à l’utiliser au quotidien 💜
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